Privacy- en cookiebeleid

Laatst bijgewerkt: 29 augustus 2026

1. Wie zijn wij en waarover gaat deze verklaring

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens V-NS vzw verwerkt, waarom, op welke rechtsgrond, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Ze geldt voor onze website (v-ns.be en subdomeinen, waaronder de ledenzone op mijn.v-ns.be) en voor onze dienstverlening als neutraal syndicaat voor zelfstandigen.

Verwerkingsverantwoordelijke: V-NS vzw (Vlaams en Neutraal Syndicaat voor Zelfstandigen), Uitbreidingsstraat 84, 2600 Antwerpen. Ondernemingsnummer: 0672.871.083. E-mail: info@v-ns.be.

Voor alle vragen over je gegevens of het uitoefenen van je rechten kan je terecht op info@v-ns.be.

We verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wetgeving. De toezichthouder is de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

2. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van je relatie met ons verwerken we:

Identificatie- en contactgegevens: naam, ondernemingsnummer, adres, e-mailadres, telefoonnummer, en de sector of activiteit van je onderneming.
Lidmaatschapsgegevens: je lidnummer, aansluitingsdatum, status en je abonnement.
Facturatie- en betaalgegevens: facturen, betaalstatus, en betaalbewijzen (die kunnen bankrekeninggegevens bevatten).
Gebruik van de ledenzone: aanmelding via een eenmalige inloglink, je berichten, en documenten die je zelf uploadt.
Gegevens voor juridische bijstand: de inhoud van je dossier, je vraag en de stukken die je aanlevert. Die stukken kunnen gevoelige gegevens bevatten wanneer je die zelf meedeelt; we verwerken die enkel voor de behandeling van je dossier.
Gegevens in het kader van invordering: wanneer we voor jou een onbetaalde factuur innen, of wanneer een openstaand bedrag bij ons wordt ingevorderd, verwerken we de dossier- en communicatiegegevens die daarvoor nodig zijn.
E-mailcommunicatie: de inhoud van e-mails die je ons stuurt. We gebruiken hierbij een AI-hulpmiddel om berichten te sorteren en antwoorden voor te bereiden (zie punt 4).
Gegevens uit openbare bronnen: om een ontbrekend e-mailadres van een lid aan te vullen, kunnen we contactgegevens opzoeken in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en via een openbare zoekopdracht.
Technische gegevens: beperkte technische gegevens die nodig zijn om de website veilig te laten werken (bijvoorbeeld het IP-adres bij een aanmelding, voor de beveiliging tegen misbruik).

3. Waarvoor en op welke grond we ze verwerken

Ledenbeheer en onze dienstverlening als syndicaat: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
Facturatie en boekhouding: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
Juridische eerstelijnsbijstand en dossierbehandeling: uitvoering van de overeenkomst; voor gevoelige gegevens de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (art. 9.2.f AVG).
Invordering van onbetaalde bedragen: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om betaling te bekomen (art. 6.1.f AVG).
Beveiliging en het voorkomen van misbruik of fraude: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).
Aanvullen van ontbrekende contactgegevens van leden: gerechtvaardigd belang, om onze leden te kunnen bereiken (art. 6.1.f AVG).
Nieuwsbrieven en informatie voor leden: gerechtvaardigd belang bij bestaande leden; anders je toestemming. Je kan je hier steeds voor uitschrijven.

Wanneer we ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, maken we telkens een afweging tussen onze belangen en jouw rechten. Je kan je tegen die verwerking verzetten (zie punt 8).

4. Gebruik van AI bij e-mail en dossiers

We gebruiken een AI-hulpmiddel om binnenkomende e-mails te classificeren en om ontwerpantwoorden of dossiersamenvattingen voor te bereiden. Daarbij gelden vaste principes:

De uitkomst is altijd een voorstel voor een medewerker of een routeringsbeslissing. We versturen niet automatisch antwoorden op gevoelige of betwiste zaken; die gaan naar een medewerker.
We beperken de gegevens die we hiervoor doorgeven tot wat nodig is.
Voor deze verwerking doen we een beroep op een gespecialiseerde dienstverlener (zie punt 5 en 6).

Bij beslissingen met een belangrijke impact, zoals de overdracht van een invordering aan een gerechtsdeurwaarder, is er steeds een medewerker betrokken. Er is een beperkt geval waarin we wel volledig automatisch handelen: wanneer uit het officiele ondernemingsregister (KBO) blijkt dat je onderneming is stopgezet, kunnen we je lidmaatschap automatisch beeindigen. Die beeindiging is omkeerbaar, en je kan ons altijd vragen om dit door een medewerker te laten nakijken of terug te draaien.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze enkel met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en enkel voor de doelen hierboven. Met onze verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten. Het gaat om:

Teamleader (ons klant- en ledenbeheer).
Microsoft 365 (onze e-mail en kantooromgeving).
Stripe (verwerking van online betalingen).
Een AI-dienstverlener (voor de e-mail- en dossierondersteuning uit punt 4).
Een dienst voor openbare zoekopdrachten (enkel om ontbrekende contactgegevens aan te vullen).
Microsoft Azure (hosting van de website en de ledenzone).

Daarnaast kunnen we gegevens delen met een gerechtsdeurwaarder wanneer een invordering die fase bereikt, met onze boekhouder of accountant in het kader van onze wettelijke boekhoudkundige verplichtingen, en met overheden of gerechtelijke instanties wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De meeste van onze verwerkers verwerken je gegevens binnen de EER. Voor de AI-ondersteuning (punt 4) kunnen gegevens verwerkt worden door een dienstverlener in de Verenigde Staten. Voor zulke doorgiften voorzien we in de passende waarborgen die de AVG vereist (zoals standaardcontractbepalingen of een geldig adequaatheidsbesluit), zodat je gegevens een gelijkwaardig beschermingsniveau genieten.

7. Hoe lang we je gegevens bewaren

Als algemene regel bewaren we je gegevens tot 10 jaar na het einde van je lidmaatschap, wat overeenkomt met de wettelijke verjaringstermijn voor contractuele geschillen. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze. Enkele bijzonderheden:

Facturen en boekhoudkundige stukken bewaren we 7 jaar, zoals wettelijk verplicht.
Juridische dossiers en invorderingsdossiers bewaren we tot de zaak is afgehandeld en gedurende de toepasselijke verjaringstermijnen.
Technische logs bewaren we in principe maximaal 12 maanden, daarna verwijderd of geanonimiseerd.
Contactgegevens uit openbare bronnen volgen dezelfde termijn als het ledendossier; gegevens van niet-leden bewaren we niet langer dan nodig.

8. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen, onjuiste gegevens te laten verbeteren, je gegevens te laten wissen (voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, of nodig hebben voor een lopend dossier), de verwerking te laten beperken, je gegevens te laten overdragen, en je te verzetten tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en tegen direct marketing.

Je oefent je rechten uit met een eenvoudige vraag via info@v-ns.be. We vragen geen kopie van je identiteitskaart, tenzij er redelijke twijfel bestaat over je identiteit. We reageren in principe binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang: onder meer beveiligde (versleutelde) verbindingen, toegang op basis van noodzaak, aanmelding zonder wachtwoord via een eenmalige inloglink voor leden, en maatregelen tegen misbruik van de aanmelding.

10. Cookies

Noodzakelijke cookies laten de site werken, zoals het onthouden van je taalvoorkeur en het beveiligen van je aanmelding in de ledenzone. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Op dit moment gebruiken we geen analyse- of marketingcookies. Willen we later meten hoe de website gebruikt wordt (analytische cookies), dan doen we dat pas nadat je er toestemming voor geeft via een cookiebanner, waarbij weigeren even eenvoudig is als aanvaarden en je je keuze later kan wijzigen.

Voor de vormgeving laadt de website lettertypes en iconen van externe diensten; daarbij kan je IP-adres aan die diensten worden doorgegeven.

Je kan cookies altijd beheren of verwijderen via je browserinstellingen.

11. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze werking of de wetgeving verandert. De meest recente versie staat altijd op onze website, met de datum van de laatste aanpassing.